Comment réussir l’en-tête d’une lettre d’entreprise ?

L’en-tête d’une lettre commerciale est quelque chose dont l’importance n’est pas toujours perçue.

Parce que c’est le plus simple, d’année en année, nous reproduisons la même mise en page, notamment lorsque nous devons renouveler le stock de papeterie de l’entreprise. Même manque de considération, quand il faut le créer.
Nous allons au plus court et nous nous contentons de peu. Cependant, l’en-tête d’une lettre commerciale en dit long. Par les informations qu’il donne explicitement, mais aussi par son style.

Et souvent, c’est ce dernier et l’impression qu’il suscite qui retient principalement le destinataire. Alors, comment faire un papier à en-tête d’entreprise réussi?

Les trois corps d’une lettre commerciale

Un en-tête d’entreprise n’est pas conçu isolément du reste de la lettre. En fait, une lettre commerciale comprend l’en-tête lui-même, la zone de texte et le pied de page. Cette disposition a pour effet de conditionner la taille et le contenu de chacun de ces trois espaces.

Ainsi, l’en-tête et le pied de page doivent être de taille raisonnable et ne pas trop empiéter sur la zone de texte.

De plus, les informations sur l’entreprise doivent être diffusées de manière à ce que celles à caractère administratif soient placées en pied de page et celles à caractère commercial en en-tête.

Informations administratives et informations obligatoires

Les informations administratives correspondent notamment aux informations obligatoires telles que :

   
    La forme juridique.
    Le capital social.
    L’adresse du siège social.
    L’identification TVA intracommunautaire.
    L’enregistrement RCS.
    Le code APE. 

 

Cette information n’a pas besoin d’être en gros caractères. C’est pourquoi la police de caractères utilisée doit être facilement lisible. Il n’en va pas de même pour les informations commerciales.

QR code

A noter que, bien que de nature commerciale, c’est ici que vous pourrez éventuellement placer un QR code donnant accès, par exemple, au site internet de l’entreprise.

Les informations commerciales qui doivent apparaître dans l’en-tête d’une lettre commerciale

L’image de l’entreprise

Bien entendu, la première de ces informations est le nom commercial de l’entreprise. Il doit être d’une taille qui le rend particulièrement visible et son design doit avoir été bien étudié. Le mieux est que ce design corresponde précisément aux indications données, lorsqu’elles existent, par la charte graphique de l’entreprise.

A défaut, cette conception doit reprendre le style de présentation utilisé par l’entreprise pour ses flyers, affiches, catalogues, etc. Ce qu’il faut savoir, c’est que la répétition d’une même image sur différents supports renforce l’impact de cette image.

Inversement, la diversité des images pour signifier la même chose réduit l’effet produit par chacune.Cependant, un nom commercial apparaissant dans l’en-tête d’une lettre commerciale n’est rien de plus qu’une image.

Éléments accessoires au nom commercial de la société

Accessoire ne veut pas dire sans importance. En effet, les éléments accessoires au nom commercial sont essentiellement le logo de l’entreprise et sa « ligne de base ». Inutile d’insister sur le fait qu’un logo ne peut pas être choisi au hasard. Pas plus, d’ailleurs, que la ligne de base ou le slogan de l’entreprise qui en est la promesse ou l’engagement. Comme l’écrivait Camille Laurens, n’oublions pas que :

Vous pouvez séduire n'importe qui avec des mots dessinés pour lui sur une feuille de papier.

Mais, cela suppose que nous le fassions avec l’art.

Le logo et la ligne de base doivent être cohérents. Par exemple, il est difficile de choisir une couleur rouge pour le logo et d’écrire simultanément un message d’harmonie universelle en dessous. Ces questions font justement partie du cœur de métier d’un graphiste professionnel et il est dans notre intérêt de faire appel à l’une d’entre elles pour éviter tout risque d’incohérence graphique.

Le nom de l’entreprise

Souvent lorsque l’on réfléchit à la façon de présenter graphiquement le nom commercial de l’entreprise avec ses éléments accessoires, précisément à l’occasion du renouvellement du stock de papier à en-tête de l’entreprise, on se rend compte que cette présentation a vieilli et n’est plus en adéquation avec le positionnement actuel de l’entreprise.

Peut-être même, le moment est-il venu de changer de nom. Ce qu’on appelle le rebranding, en soi, n’est pas forcément problématique et peut, au contraire, contribuer à lui donner un nouvel élan.

Les deux principales façons d’utiliser une lettre commerciale
Comment utiliser le papier à en-tête de l’entreprise

En général, le papier à en-tête de l’entreprise est utilisé soit dans le cadre d’une correspondance courante, soit dans le cadre d’opérations de marketing direct.

Dans le premier cas, c’est le papier que nous utilisons, notamment, pour répondre aux questions des clients, échanger des informations avec des fournisseurs ou des partenaires, et, plus prosaïquement, demander le paiement d’une livraison ou d’une commande.

Dans l’autre cas, c’est le papier qui sert à faire connaître, à différentes cibles, des actions commerciales destinées à les séduire. Il peut s’agir de journées de ventes privées, de modifications des conditions d’abonnement, etc. Naturellement, ces lettres sont d’autant plus efficaces qu’elles sont personnalisées.

Format et qualité du papier

Le format habituel du papier à en-tête d’entreprise est le A4 et son épaisseur est de 80 gr/m2. Ceci pour les échanges courants. Rappelons que le format A4 est la norme standard pour les envois postaux en Europe et que le 80 gr correspond à l’envoi de trois feuilles au tarif postal de base.

Mais, pour des opérations commerciales, il convient d’adopter un format, une qualité de papier et des finitions en fonction de la cible visée.

Par exemple, si la cible est une cible à la recherche de produits de luxe, il convient de moduler les finitions de la partie imprimée du papier à en-tête de l’entreprise en fonction des caractéristiques de cette cible.

Parmi ces finitions, vous pouvez choisir des finitions haut de gamme avec dorure à chaud ou vernis sélectifs. Et, bien entendu, il convient d’associer ces finitions à un papier de qualité supérieure tel qu’un papier couché d’au moins 115 gr.

En d’autres termes, il est utile de prévoir plusieurs jeux de papier à en-tête d’entreprise, selon l’usage que l’on souhaite en faire.

En résumé

La production de papier à en-tête d’entreprise n’est donc pas une opération anodine. Cela nécessite une réflexion de type marketing. Cela dit, vous pouvez toujours créer votre propre en-tête d’entreprise avec Word. En utilisant, si nécessaire, l’un des nombreux logiciels graphiques gratuits téléchargeables sur internet.

Cependant, comme pour les cartes de visite, il est plus facile de le faire lorsqu’une analyse rapide des coûts montre clairement tous les avantages de l’impression de papier à en-tête bon marché par une société d’impression en ligne que nous avons. attention à bien choisir.